A 320/2009. Úrskurður frá 22. desember 2009

ÚRSKURÐUR

Hinn 22. desember 2009 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð í málinu A-320/2009.

Kæruefni og málsatvik

Með bréfi, dags. 28. ágúst 2009, kærði [...] synjun Reykjavíkurborgar, dags. 30. júlí, á afhendingu gagna varðandi EES útboð nr. 12165 og til urðu eftir að [...] var tilkynnt með bréfi innkaupaskrifstofu Reykjavíkurborgar, dags. 2. október 2008, að viðsemjandi hefði verið valinn [A]. Um er að ræða eftirtalin gögn:

1. Drög að verksamningi milli mannvirkjaskrifstofu framkvæmda- og eignasviðs Reykjavíkurborgar og [A]. Í neðanmálsgrein kemur fram að drögin séu frá 4. mars 2009.

2. Bréf [A] til innkaupaskrifstofu Reykjavíkurborgar, dags. 25. mars 2009.  

Forsaga málsins er sú að Reykjavíkurborg auglýsti á Evrópska efnahagssvæðinu 8. júlí 2008 útboð nr. 12165 á uppsteypu og fullnaðarfrágangi á Norðlingaskóla. Verktakafyrirtækið [A] átti lægsta tilboðið í verkið og var öðrum bjóðendum, þ.á m. kæranda, tilkynnt um töku tilboðsins 2. október 2008. 

Með bréfi, dags. 2. júlí 2009, óskaði kærandi eftir afriti af öllum gögnum varðandi útboðið sem til hefðu orðið eftir að val á samningshafa var tilkynnt bjóðendum. Í synjunarbréfi Reykjavíkurborgar, dags. 30. júlí, kemur meðal annars fram að með bréfinu fylgi þau gögn sem fundust í miðlægum gagnagrunni Reykjavíkurborgar um málið. Ekki verði veittur aðgangur að ódagsettum drögum verksamnings milli mannvirkjaskrifstofu framkvæmda- og eignasviðs Reykjavíkurborgar og [A] á grundvelli 3. tölul. 1. mgr. 4. gr. upplýsingalaga nr. 50/1996 enda sé um að ræða vinnuskjal og þar að auki drög sem enn séu ókláruð. Þá verði ekki veittur aðgangur að bréfi [A] til innkaupaskrifstofu Reykjavíkurborgar, dags. 25. mars 2009. á grundvelli 5. gr. upplýsingalaga nr. 50/1996, enda liggi ekki fyrir samþykki fyrirtækisins fyrir því að þær upplýsingar verði veittar.

Í kæru, dags. 28. ágúst 2009, kemur eftirfarandi meðal annars fram: ,,Umbj. minn krefst þess að Reykjavíkurborg verði gert skylt að afhenda öll umbeðin gögn. Misbrestur er á því að það hafi verið gert þar sem engin viðhengi fylgja afritum tölvupósta og sérstaklega er tekið fram að bréf [A], dags. 25. mars 2009 sé ekki afhent og drög að verksamningi ekki heldur.

Umbj. minn fellst ekki á, að lög standi til þess að synja megi umbj. mínum um aðgang að greindum gögnum. Hafna verður rökstuðningi Reykjavíkurborgar þar að lútandi. Um opinbert útboð var að ræða og umbj. minn var þáttakandi í því og [á] því rétt að aðgangi að öllum gögnum. Í því sambandi getur samningshafi ekki komið í veg fyrir að frekari bréfaskipti við verkkaupa vegna samningsgerðar sé haldið leyndum eins og um einkamálefni sé að tefla enda alls ekki sanngjarnt og eðlilegt að leynt fari og hið sama hlýtur jafnframt að gilda um drög að verksamningi enda hafa þau væntanlega að geyma endanlega ákvörðun um afgreiðslu máls eða upplýsingar sem umbj. minn fær ekki aflað annars staðar frá.“

Málsmeðferð

Eins og fram er komið barst kæra máls þessa úrskurðarnefnd um upplýsingamál með bréfi, dags. 28. ágúst 2009. Var kæran send Reykjavíkurborg með bréfi, dags. 3. september, og henni veittur frestur til 14. september til að gera athugasemdir við kæruna. Með tölvubréfi, frá 11. september, óskaði Reykjavíkurborg eftir að fresturinn yrði framlengdur til 18. september 2009. Úrskurðarnefndin varð við þeirri beiðni.

Svar Reykjavíkurborgar barst úrskurðarnefndinni með bréfi, dags. 18. september 2009. Þar kemur fram að við töku tilboðs [A] hafi komst á samningur á milli Reykjavíkurborgar og lægstbjóðenda, sbr. 76. gr. laga nr. 84/2007 um opinber innkaup. Þá hafi kærandi réttilega bent á að farist hafi fyrir að senda tiltekin viðhengi tölvupósta með gögnum sem búið væri að afhenda kæranda en þau hafi nú verið afhent honum.

Í svarinu segir m.a. svo um synjun afhendingar á ódagsettum drögum að verksamningi milli mannvirkjaskrifstofu framkvæmda- og eignasviðs Reykjavíkurborgar og [A]: ,,Reykjavíkurborg telur með hliðsjón af framangreindu einsýnt að ákvæði 3. tl. 1. mgr. 4. gr. upplýsingalaga eigi við um aðgang að skjalinu. Reykjavíkurborg er enn að vinna í drögunum og hefur ekki komist að endanlegri niðurstöðu um hvernig afgreiðslu málsins verði háttað, þ.e. hvernig endanlegur samningur mun líta út. Þrátt fyrir að gerð samningsins sé ekki matskennd stjórnvaldsákvörðun í skilningi stjórnsýsluréttar gilda á nokkurn hátt sambærileg sjónarmið við samningsgerðina. Þ.e. Reykjavíkurborg þarf, áður en samningurinn er undirritaður, að vega og meta ólík sjónarmið og móta afstöðu sína til málsins en á því tímabili hafa ólík sjónarmið haft mismunandi vægi og breyst. Langur tími er liðinn frá því tilboði samningshafa var tekið og hafa miklar breytingar átt sér stað í því samningsumhverfi sem leiddi af útboðinu, sér í lagi sökum hruns fjármála- og verktakamarkaðarins. Því hefur Reykjavíkurborg þurft að fara vel yfir forsendur samningsins. Nauðsynlegt er að játa stjórnvöldum svigrúm til að vinna með viðkvæm skjöl óháð inngripi almennings. Er það undirliggjandi markmið með þeim takmörkunum sem koma fram í 3. tl. 1. mgr. 4. gr. upplýsingalaganna.“

Þá segir m.a. svo um synjun afhendingar á bréfi [A] til innkaupaskrifstofu Reykjavíkurborgar, dags. 25. mars 2009: ,,Reykjavíkurborg synjaði kæranda um aðgang að bréfi [A], dags. 25. mars 2009 á þeim grundvelli að um væri að ræða skjal sem varðaði mikilvæga fjárhags- og/eða viðskiptahagsmuni félagsins. Í málinu liggur fyrir sú afstaða félagsins að það setji sig gegn því að aðgangur sé veittur að skjalinu sbr. fylgiskjal A með bréfi þessu. Það er mat Reykjavíkurborgar að þær upplýsingar sem fram koma í skjalinu geti varðað mikilvæga viðskiptahagsmuni félagsins enda fjallar það um fjármögnun og fjárhagslegar ábyrgðir gagnvart tilteknum þætti verksins. Við skýringu ákvæðis 5. gr. upplýsingalaga verður jafnframt að hafa í huga þá meginreglu við opinber innkaup að kaupandi skuli gæta trúnaðar um upplýsingar sem hann fær frá bjóðendum, eftir því sem efni og eðli upplýsinganna gefur tilefni til, sbr. m.a. 17. gr. laga um opinber innkaup og 6. gr. tilskipunar Evrópuþingsins og Ráðsins nr. 2004/18/EB frá 31. mars 2004 um samræmingu reglna um útboð og gerð opinberra verksamninga, vörusamninga og þjónustusamninga. Þær upplýsingar sem hér koma einkum til álita eru ýmiss konar upplýsingar um fjárhagslega og tæknilega burði bjóðenda, áætlanir þeirra auk tæknilegra lausna og aðferðir til að koma til móts við þarfir kaupenda sbr. m.a. úrskurð nefndarinnar í máli nr. A-228/2006.“

Í svari Reykjavíkurborgar segir ennfremur: ,,Þá er jafnframt byggt á því að 3. tl. 6. gr. upplýsingalaga eigi við um aðgang að þeim gögnum sem kærandi fer fram á. Samkvæmt ákvæðinu er heimilt að takmarka aðgang að gögnum þegar mikilvægir almannahagsmunir krefjast, enda hafi þau að geyma upplýsingar um viðskipti stofnana og fyrirtækja í eigu ríkis eða sveitarfélaga, að því leyti sem þau eru í samkeppni við aðra. Í athugasemdum, sem fylgdu frumvarpi til laganna, segir m.a. svo um þetta ákvæði: ,,Óheftur réttur til upplýsinga getur [...] skaðað samkeppnis- eða rekstrarstöðu opinberra stofnana og fyrirtækja í þeim tilvikum þegar hið opinbera þarf að keppa á markaði við einkaaðila sem ekki eru skyldugir til að gefa upplýsingar um stöðu sína.“ Að mati Reykjavíkurborgar er ekki loku fyrir það skotið að það geti í einhverjum tilvikum skaðað stöðu Reykjavíkurborgar á almennum útboðsmarkaði að almenningi sé veittur ótakmarkaður aðgangur að samningum sem gerðir eru á grundvelli útboða.“ 

Hinn 21. september 2009 ritaði úrskurðarnefndin lögmanni kæranda bréf og gaf honum færi á að gera athugasemdir í tilefni af umsögn Reykjavíkurborgar. Svar lögmanns kæranda barst úrskurðarnefndinni með bréfi dags. 30. september. Þar segir m.a. svo: ,,Umbj. minn ítrekar að hann telji sig njóta aðilastöðu í málinu enda augljóst af málatilbúnaði Reykjavíkurborgar að útboðsferlinu er ekki lokið þar sem ennþá hefur ekki verið undirritaður verksamningur við lægstbjóðanda, þrátt fyrir að undirritun verksamnings eigi að öllu eðlilegu að vera formsatriði með því að öll efnisatriði verði ráðin af útboðsgögnum. Málatilbúnaður Reykjavíkurborgar gefur augljósa vísbendingu um, að stjórnvaldið sé í sérstökum samningaviðræðum við lægstbjóðanda um verulegar breytingar á inntaki samningsins og forsendum hans, sem augljóslega stríðir gegn hagsmunum annarra þátttakenda í útboðinu. Telja verður að stjórnvald hafi afar takmarkaðar heimildir til að ganga þannig á svig við forsendur í opinberu útboði. Ljóst er að umbj. minn hefur verulega hagsmuni af því að geta fylgst með slíku samningsferli sem á sér stað eftir að niðurstaða opinbers útboðs liggur fyrir. Á grundvelli málatilbúnaðar Reykjavíkurborgar leyfir umbj. minn sér að mótmæla þeirri fullyrðingu, sem fram kemur í athugasemdum lögmanns stjórnvaldsins, að samningur sé kominn á milli Reykjavíkurborgar og lægstbjóðanda, sbr. 76. gr. laga um opinber innkaup nr. 84/2007. Frekari bréfaskipti og viðræður þessara aðila um efnisatriði verksamnings benda ekki til annars en að báðir aðilar líti svo á að samningsgerðinni sé ekki lokið.

Jafnvel þó talið verði að umbj. minn sé ekki lengur aðili máls þá er á því byggt að skylt sé að veita honum aðgang að umbeðnum gögnum. Á því er byggt að ekki séu efni til að fallast á það með Reykjavíkurborg, að hagmunir lægstbjóðanda af trúnaði vegi þyngra að metum en þeir hagsmunir, sem meginreglu 3. gr. upplýsingalaga um aðgang almennings að gögnum sé ætlað að tryggja. Við það hagsmunamat verður sérstaklega að líta til þess, að frekari samningsgerð Reykjavíkurborgar og lægstbjóðanda um efnisatriði verksamnings er andstæð meginreglum laga nr. 84/2007 um opinber útboð. Vísað er til dóms Hæstaréttar í málinu nr. 455/1999 til stuðnings þessari málsástæðu.

Mótmælt er að skipt geti máli við úrlausn málsins að bréf lægstbjóðanda, dags. 25. mars 2009, geti haft að geyma upplýsingar um mikilvæga fjárhags og/eða viðskiptahagsmuni hans, sem leynt eigi að fara, þegar virt er að með þátttöku í útboðinu undirgekkst lægstbjóðandi að þessir hagsmunir hans yrðu skoðaðir og metnir af stjórnvaldinu og að stjórnvaldinu var skylt að veita öðrum þátttakendum aðgang að þeim upplýsingum, sbr. c. lið 2. mgr. 75. gr. laga um opinber innkaup nr. 84/2007.

Umbj. minn vill sérstaklega mótmæla þeirri málsástæðu Reykjavíkurborgar að tímalengd frá því að tilboði lægstbjóðanda var tekið geti skipt máli varðandi réttindi hans til umbeðinna upplýsinga og hvað þá að svokallað ,,...hrun fjármála- og verktakamarkaðarins“ eigi að leiða til þeirrar niðurstöðu. Að mati umbj. míns eru þessar málsástæður Reykjavíkurborgar haldlausar með öllu enda einmitt brýnt að úr máli þessu sé leyst af hálfu Reykjavíkurborgar fyrir opnum tjöldum.

Á því er byggt af hálfu Reykjavíkurborgar að stjórnvaldið þurfi ,,að fara vel yfir forsendur samningsins“. Umbj. minn lítur svo á, að fullyrðing þessi bendi til þess, að fram hafi komið ósk frá lægstbjóðanda um að breytt verði í verulegu frá þeim efnisatriðum sem kveðið var á um í útboðsgögnum vegna verksins. Umbj. minn telur að verulegar breytingar verði ekki gerðar nema að undangenginni riftun fyrri samninga og þá á grundvelli nýs útboðs. Hin umkröfðu gögn sem Reykjavíkurborg skirrist við að afhenda umbj. mínum virðast því hafa að geyma upplýsingar sem varða umbj. minn miklu og geta rennt stoðum undir kröfu, sem hann kanna að setja fram, um ógildingu alls samningsferlisins eða til skaðabóta á síðari stigum.“

Niðurstöður

1.
Eins og fram kemur í lýsingu málsatvika hér að framan fer kærandi fram á aðgang að eftirtöldum gögnum:

1. Drög að verksamningi milli mannvirkjaskrifstofu framkvæmda- og eignasviðs Reykjavíkurborgar og [A]. Í neðanmálsgrein kemur fram að drögin séu frá 4. mars 2009.

2. Bréf [A] til innkaupaskrifstofu Reykjavíkurborgar, dags. 25. mars 2009.  

Í 1. mgr. 9. gr. upplýsingalaga segir orðrétt: „Stjórnvöldum er skylt, sé þess óskað, að veita aðila sjálfum aðgang að skjölum og öðrum gögnum sem varða tiltekið mál ef þau hafa að geyma upplýsingar um hann sjálfan.“ Þau gögn sem kæranda hefur verið synjað um aðgang að eru gögn sem tengjast þeim samningi sem gerður var í kjölfar vals á bjóðanda. Úrskurðarnefndin lítur svo á að kærandi sé aðili máls í skilningi framangreinds ákvæðis upplýsingalaga þegar hann fer fram á að fá aðgang að útboðsgögnum, þ.á m. frá öðrum þátttakendum í útboðinu. Öðru máli gegnir hins vegar þegar hann óskar eftir aðgangi að gögnum sem til urðu í kjölfar útboðsins. Þótt kærandi kunni að hafa hagsmuni af því, umfram aðra, að fá aðgang að gögnum sem þannig hafa orðið til eftir að val á bjóðanda fór fram verður orðalagið „upplýsingar um hann sjálfan“ í 1. mgr. 9. gr. ekki skýrt svo rúmt að það taki til upplýsinga sem fram koma í gögnum sem til urðu eftir þann tíma. Þar af leiðandi gilda reglur II. kafla upplýsingalaga um almennan aðgang að upplýsingum um þann hluta gagnanna.

Þau gögn sem fyrir liggja í málinu eru ekki hluti útboðsgagna. Með vísan til þess sem að framan segir verður hér fjallað um rétt kæranda til aðgangs á grundvelli 3. gr. upplýsingalaga, sbr. 1. gr. laga nr. 161/2006, en þar segir orðrétt: „Stjórnvöldum er skylt, sé þess óskað, að veita almenningi aðgang að fyrirliggjandi gögnum sem varða tiltekið mál með þeim takmörkunum sem greinir í 4. – 6. gr. Stjórnvöldum er þó ekki skylt að útbúa ný skjöl eða önnur gögn í ríkari mæli en leiðir af 7. gr.“ Í 7. gr. upplýsingalaga kemur m.a. fram að eigi 4.-6. gr. aðeins við um hluta skjals skuli veita almenningi aðgang að öðru efni skjalsins.

 
2.
Eins og rakið var hér að framan hefur Reykjavíkurborg í máli þessu m.a. byggt synjun á afhendingu gagna á 3. tölul. 6. gr. upplýsingalaga. Samkvæmt því ákvæði er heimilt að takmarka aðgang að gögnum þegar mikilvægir almannahagsmunir krefjast, enda hafi þau að geyma upplýsingar um viðskipti stofnana og fyrirtækja í eigu ríkis eða sveitarfélaga, að því leyti sem þau eru í samkeppni við aðra. Reykjavíkurborg hefur hins vegar ekki vísað til þess sérstaklega á hvaða hátt þær upplýsingar sem fram koma í þeim tveimur gögnum sem borgin hefur synjað kæranda um aðgang að kunni að skaða samkeppnisstöðu hennar á útboðsmarkaði. Segir um það atriði einvörðungu í skýringum borgarinnar að það sé að mati Reykjavíkurborgar ekki loku fyrir það skotið að það geti í einhverjum tilvikum skaðað stöðu Reykjavíkurborgar á almennum útboðsmarkaði að almenningi sé veittur ótakmarkaður aðgangur að samningum sem gerðir eru á grundvelli útboða.

Það leiðir af orðalagi umrædds 3. tölul. 6. gr. upplýsingalaga að til þess að takmörkun á aðgangi að gögnum verði á honum byggð verður a.m.k. þremur eftirtöldum skilyrðum að vera fullnægt. Í fyrsta lagi verður sá aðili sem upplýsingabeiðni beinist að, eða upplýsingar tengjast að öðru leyti, í heild eða að hluta, að vera í samkeppni við aðra aðila. Í öðru lagi þurfa þær upplýsingar sem beðið er um að tengjast þeirri starfsemi viðkomandi aðila sem telst til samkeppnisrekstrar hans. Í þriðja lagi að sú afstaða hafi verið tekin á grundvelli ígrundaðs mats að þeir samkeppnishagsmunir hinnar opinberu stofnunar eða fyrirtækis sem um ræðir séu það verulegir að réttlætanlegt sé að þeir gangi framar hagsmunum og rétti almennings skv. 3. gr. upplýsingalaga til aðgangs að umræddum upplýsingum. Þá verður það mat hagsmuna sem fellur undir síðastgreint atriði ávallt að lúta að þeim tilteknu upplýsingum sem um ræðir í hverju máli fyrir sig. Reykjavíkurborg hefur í máli þessu hvorki rökstutt það sérstaklega á hvaða samkeppnishagsmuni reyni í máli þessu, né hefur hún leitast við að lýsa því hvort einhverjar þær upplýsingar sem fram koma í gögnum þessa máls kynnu að vera til þess fallnar að raska samkeppnisstöðu borgarinnar yrðu þær gerðar opinberar. Í reynd hefur borgin í þessu sambandi einvörðungu á það bent að ekki verði loku fyrir það skotið að í einhverjum tilvikum kynni það að skaða samkeppnisstöðu borgarinnar á útboðsmarkaði yrði almenningi veittur ótakmarkaður aðgangur að samningum sem gerðir eru á grundvelli útboða. Ekkert liggur fyrir um það í máli þessu að þau tvö tilteknu skjöl sem Reykjavíkurborg hefur synjað kæranda um aðgang að innihaldi slíkar upplýsingar. Því getur úrskurðarnefnd um upplýsingamál ekki fallist á að Reykjavíkurborg sé heimilt að synja um aðgang að gögnum málsins með vísan til 3. tölul. 6. gr. upplýsingalaga.

Að öðru leyti hefur Reykjavíkurborg byggt synjun sína á því annars vegar að ódagsett drög að verksamningi við [A] sé vinnuskjal í skilningi 3. tölul. 4. gr. upplýsingalaga og hins vegar að bréf [A] til borgarinnar, dags. 25. mars 2009, innihaldi upplýsingar sem halda beri leyndum af tilliti til hagsmuna fyrirtækisins skv. 5. gr. sömu laga. Verður nú vikið nánar að þeim röksemdum.

3.
Eins og þegar er fram komið tilkynnti Reykjavíkurborg bjóðendum í EES-útboði nr. 12165 þann 2. október 2008 að tilboði [A] í hið útboðna verk hefði verið tekið. Byggir borgin á því að frá þeim tíma hafi verið til staðar samningur aðila sbr. 76. gr. laga nr. 84/2007, um opinber innkaup. Sami skilningur kemur fram í gögnum málsins af hálfu [A]. Það er ekki hlutverk úrskurðarnefndar um upplýsingamál að taka afstöðu til þess hvort samningaviðræður aðila eftir að tilboði [A] var tekið skv. framangreindu rúmist innan ákvæða laga um opinber innkaup, sbr. m.a. 3. mgr. 76. gr. þeirra laga. Eins og málum er hér háttað verður ekki talið að röksemdir kæranda máls þessa þar að lútandi geti leitt til rýmri réttar hans til aðgangs að gögnum málsins skv. upplýsingalögum en leiðir af 3. gr. þeirra laga.

Í gögnum málsins liggja fyrir drög að verksamningi á tveimur blaðsíðum um hið útboðna verk. Eru drögin væntanlega gerð 4. mars 2009, sé tekið mið af dagsetningu sem fram kemur neðanmáls á fyrri síðu samningsins. Til stuðnings þeirri ákvörðun að synja kæranda um aðgang að umræddu gagni hefur Reykjavíkurborg einvörðungu vísað til 3. tölul. 6. gr. upplýsingalaga, sem áður var um fjallað, og svo 3. tölul. 4. gr. sömu laga. Af gögnum málsins verður ennfremur dregin sú ályktun að endanleg gerð umrædds verksamnings hafi ekki legið fyrir þegar kærandi lagði fram beiðni sína um aðgang að gögnum, dags. 2. júlí 2009.

Samkvæmt 3. tölul. 4. gr. upplýsingalaga tekur upplýsingaréttur almennings „... ekki til:             ... vinnuskjala sem stjórnvald hefur ritað til eigin nota; þó skal veita aðgang að vinnuskjölum ef þau hafa að geyma endanlega ákvörðun um afgreiðslu máls eða upplýsingar sem ekki verður aflað annarsstaðar frá.“ Í athugasemdum, sem fylgdu frumvarpi til laganna, er orðalagið „til eigin afnota“ m.a. skýrt með svofelldum hætti: „Með vinnuskjölum er hér einkum átt við skjöl sem stjórnvald ritar til eigin afnota, svo og skjöl sem fara á milli deilda, skrifstofa eða að öðru leyti á milli starfsmanna hjá sama stjórnvaldi Á hinn bóginn teljast gögn, sem fara á milli tveggja stjórnvalda, ekki til vinnuskjala enda þótt bréfaskiptin séu liður í meðferð máls og stjórnvöldin standi í nánum tengslum hvort við annað. Þá geta þau skjöl ekki talist vinnuskjöl sem stafa frá öðrum en hlutaðeigandi stjórnvaldi enda þótt slík gögn hafi orðið til að frumkvæði stjórnvaldsins ...“

Þrátt fyrir að þau samningsdrög sem hér um ræðir séu sannanlega drög að samningi og þar með í vinnslu af hálfu Reykjavíkurborgar verður ekki fram hjá því litið að drögin hafa verið afhent verktakanum, [A], til umfjöllunar. Þar með verður ekki litið svo á að umrætt skjal hafi verið ritað einvörðungu til eigin afnota stjórnvaldsins, þ.e. Reykjavíkurborgar. Synjun á aðgangi að því verður þar með ekki byggð á 3. tölul. 4. gr. upplýsingalaga.

Reykjavíkurborg hefur til stuðnings á synjun á aðgangi að umræddu skjali ekki vísað til annarra ákvæða upplýsingalaga en 3. tölul. 6. gr. og 3. tölul. 4. gr. Reykjavíkurborg leitaði afstöðu [A] til fram kominnar beiðni kæranda um aðgang að gögnum. Í tölvubréfi sem borginni barst frá lögfræðingi hjá [B], fyrir hönd [A], og fyrir liggur í gögnum málsins, er lagst gegn afhendingu á bréfi fyrirtækisins frá 25. mars 2009. Þar er hins vegar ekki tekin afstaða til afhendingar á umræddum samningsdrögum. Verður þrátt fyrir það ekki fullyrt að [A] hafi fallist á afhendingu þeirra fyrir sitt leyti. Úrskurðarnefnd um upplýsingamál hefur af þeim sökum jafnframt yfirfarið drögin með hliðsjón af því hvort  Reykjavíkurborg hefði verið rétt að hafna aðgangi að skjalinu á grundvelli 5. gr. upplýsingalaga, þar sem þar komi fram upplýsingar um viðskipta- eða fjárhagsmálefni [A] sem sanngjarnt sé og eðlilegt að leynt fari. Ber í því sambandi að hafa í huga að jafnvel þótt í umræddum drögum komi fram upplýsingar sem gætu varðað mikilvæga viðskiptahagsmuni fyrirtækisins gera upplýsingalög ráð fyrir að það sé metið í hverju og einu tilviki hvort um sé að ræða upplýsingar um svo mikilvæga fjárhags- eða viðskiptahagsmuni fyrirtækis að ætla megi að þær séu til þess fallnar að valda því tjóni verði aðgangur veittur að þeim. Við matið verður einnig að líta til þess hversu mikið tjónið geti orðið og hversu líklegt það er að það muni verða, verði upplýsingarnar veittar. Við það mat verður enn fremur að líta til eðlis upplýsinganna, framsetningar þeirra og aldurs, svo og hvaða þýðingu þær hafa fyrir rekstur fyrirtækisins á þeim tíma er matið fer fram. Þegar allt þetta hefur verið virt verður að því búnu að meta hvort vegi þyngra á metum hagsmunir fyrirtækisins eða þeir hagsmunir sem meginreglu 3. gr. upplýsingalaga um aðgang almennings að gögnum er ætlað að tryggja, sbr. til hliðsjónar dóm Hæstaréttar frá 23. mars 2000 í máli nr. 455/1999. Að gættum þeim upplýsingum sem fram koma í umræddum samningsdrögum er það niðurstaða úrskurðarnefndarinnar að ákvæði 5. gr. upplýsingalaga standi ekki í vegi fyrir því að kæranda verði látin þau í té skv. ákvæði 3. gr. sömu laga.

Að öllu framangreindu gættu er það niðurstaða úrskurðarnefndar um upplýsingamál að kærða, Reykjavíkurborg, beri að láta kæranda í té afrit af drögum að verksamningi milli mannvirkjaskrifstofu framkvæmda- og eignasviðs Reykjavíkurborgar og [A] frá 4. mars 2009.

4.
Í bréfi [A] til innkaupaskrifstofu Reykjavíkurborgar, dags. 25. mars 2009, sem reyndar er útbúið af hálfu starfsmanna [B] sbr. yfirskrift og undirritun bréfsins, er að finna tillögur frá [A] um tilhögun verktryggingar vegna umsamins verks við Norðlingaskóla. Reykjavíkurborg hefur til stuðnings synjunar á afhendingu bréfsins vísað til 5. gr. upplýsingalaga, þ.e. að í því komi fram upplýsingar sem eðlilegt og sanngjarnt sé að leynt fari vegna hagsmuna verktakans. Eins og áður var rakið hefur [A] lagst gegn afhendingu skjalsins til kæranda.

Í umræddu bréfi er einvörðungu lýst tillögu um tilhögun verktryggingar. Þar er ekki vikið að samningum [A] um fjármögnun að öðru leyti en því sem lýtur að greiðslum Reykjavíkurborgar fyrir framkvæmd verks. Þá koma þar ekki fram neinar upplýsingar sem lúta að fjárhag fyrirtækisins, mat á fjárhagsstöðu þess eða getu til að framkvæma umsamið verk eða mat á líklegum efndum eða vanefndum verktakans. Þær upplýsingar sem í bréfinu koma fram geta að mati úrskurðarnefndarinnar varðað fjárhags- eða viðskiptahagsmuni fyrirtækisins. Þegar hins vegar er tekið mið af því sem að framan er rakið um skýringu á 5. gr.  upplýsingalaga, þá sérstaklega um líkur fyrir því að upplýsingar sem þar koma fram séu til þess fallnar að valda  fyrirtækinu tjóni verði þær gerðar opinberar, telur úrskurðarnefndin að ekki sé eðlilegt að þessar upplýsingar fari leynt.

Kærða, Reykjavíkurborg, ber samkvæmt framangreindu að afhenda kæranda afrit af bréfi [A], dags. 25. mars 2009 og undirritað af starfsmönnum [B], til innkaupaskrifstofu Reykjavíkurborgar.

Úrskurðarorð

Reykjavíkurborg ber að afhenda kæranda, [...], afrit af drögum að verksamningi milli mannvirkjaskrifstofu framkvæmda- og eignasviðs Reykjavíkurborgar og [A] frá 4. mars 2009 og afrit af bréfi [A], dags. 25. mars 2009 og undirritað af starfsmönnum [B], til innkaupaskrifstofu Reykjavíkurborgar.

Friðgeir Björnsson
formaður

                                 Sigurveig Jónsdóttir                            Trausti Fannar Valsson