A-230/2006 Úrskurður frá 4. júlí 2006
ÚRSKURÐUR
Hinn 4. júlí 2006 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð í málinu nr. A-230/2006.
Kæruefni
Með bréfi, dags. 19. maí sl., kærði [...] synjun sveitarstjóra Skeiða- og Gnúpverjahrepps um afhendingu gagna úr bókhaldi sveitarfélagsins, svonefndri aðalbók fyrir árin 2002, 2003, 2004 og 2005
Með bréfi, dags. 19. maí sl., var kæran kynnt sveitarstjóra Skeiða- og Gnúpverjahrepps og hreppnum gefinn kostur á að koma að frekari rökstuðningi fyrir ákvörðun sinni. Jafnframt var þess óskað að úrskurðarnefndinni yrði látið í té afrit af þeim gögnum er kæran laut að. Í svari hreppsins 29. maí sl., kemur fram að synjunin byggi á 4 gr. upplýsingalaga og að umbeðin gögn séu ekki tiltæk. Um sé að ræða bókhaldsgögn sem teljist vinnuskjöl og geymi ekki endanlega ákvörðun um afgreiðslu tiltekins máls. Kæranda var gefinn kostur á að tjá sig um athugasemdir Skeiða- og Gnúpverjahrepps með bréfi, dags. 29. maí 2006. Athugasemdir kæranda bárust nefndinni með bréfi hans, dags. 7. júní 2006.
Málsatvik
Atvik málsins eru í stuttu máli þau að með tölvupósti 8. maí 2006 fór kærandi fram á að fá afrit af aðalbók Skeiða- og Gnúpverjahrepps fyrir árin 2002-2005 vegna undirbúnings framboðs til sveitarstjórnar. Í tölvupóstssamskiptum kæranda og sveitarstjóra hreppsins kemur fram að kærandi hafi fengið aðalbók fyrir skóla hreppsins og hann óski eftir að fá senda samskonar aðalbók fyrir alla málaflokka. Í svari sveitarstjóra 9. maí sl. kemur fram að hann muni láta útbúa það eins og þar segir. Í tölvupósti sveitarstjóra til kæranda 18. maí sl. er lýst efasemdum um réttmæti þess að kærandi eigi kröfu til þess að láta útbúa umbeðin gögn og að ákveðið hafi verið að hafna beiðni hans með vísan til 4. gr. upplýsingalaga.
Af hálfu kæranda er því hafnað að 4. gr. upplýsingalaga geti átt við, þar sem aðalbók sé eingöngu samtölulisti bókhaldslykla og beri á engan hátt með sér persónugreinanlegar upplýsingar. Þá standi ákvæði 5. gr. upplýsingalaga ekki gegn því að hann geti fengið aðgang að umbeðnum upplýsingum.
Í athugasemdum sveitarstjóra Skeiða- og Gnúpverjahrepps 19. maí sl., er vísað til þess að samkvæmt 4. gr. upplýsingalaga teljist bókhaldsgögn til vinnuskjala, sem í heild sinni hafi ekki að geyma endanlega ákvörðun um afgreiðslu tiltekins máls, sbr. ennfremur 3. gr. laganna. Beiðnin hafi ekki falið í sér afmörkun við tiltekið mál og varði þar af leiðandi ekki gögn sem hafi að geyma upplýsingar um afgreiðslu tiltekins máls. Beiðnin feli ennfremur í sér óskir um upplýsingar úr bókhaldi sveitarfélagsins umfram það sem venjulega sé gert opinbert. Kalli beiðnin á sérstaka vinnu á vegum hreppsskrifstofunnar við að taka saman upplýsingarnar. Þá er tekið fram að þau gögn sem óskað sé eftir séu ekki tiltæk.
Í bréfi kæranda 7. júní 2006 er röksemdum sveitarstjóra andmælt og bent á að tæpast sé hægt að kalla aðalbók bókhaldsgögn. Bendir kærandi í því sambandi á 12. gr. laga nr. 145/1994, um bókhald, um að í aðalbók skuli koma fram staða hvers einstaks bókhaldsreiknings í lok hvers bókhaldstímabils í samræmi við hreyfingalista eða dagbók í handfærðu bókhaldi. Þá hafnar kærandi því að beiðni hans snúist um aðgang að vinnuskjölum en ekki að afgreiðslu tiltekins máls. Í því sambandi sé aðalbók liðins árs eitt helsta vinnuskjal við gerð fjárhagsáætlana. Því mætti ætla að allir sveitarstjórnarmenn fái aðalbók afhenta til að þeir geti sinnt þeirri skyldu sinni að stjórna fjármálum hreppsins.
Aðilar máls þessa hafa fært frekari rök fyrir kærunni annars vegar og hinni kærðu ákvörðun hins vegar. Með vísun til 31. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 verður ekki gerð frekari grein fyrir þessum röksemdum í úrskurði þessum, en úrskurðarnefnd hefur haft þær til hliðsjónar við úrlausn málsins.
Niðurstaða
1.
Samkvæmt 2. mgr. 3. gr. upplýsingalaga nær réttur almennings til aðgangs að upplýsingum hjá stjórnvöldum til: „1. allra skjala sem mál varða, þar með talinna endurrita af bréfum sem stjórnvald hefur sent, enda megi ætla að það hafi borist viðtakanda; - 2. allra annarra gagna sem mál varða, svo sem teikninga, uppdrátta, korta, mynda, örfilma og gagna sem vistuð eru í tölvu; 3. dagbókarfærslna sem lúta að gögnum málsins og lista yfir málsgögn.“ Úrskurðarnefnd um upplýsingamál hefur litið svo á, sbr. úrskurð A-185/2004, að skýra ber tilvísunina, „gagna sem vistuð eru í tölvu“ í 2. tölul. þessarar málsgreinar með hliðsjón af 1. tölul. hennar, þar sem vísað er til „skjala sem mál varða, þar með talinna endurrita af bréfum . . .“ Af því leiðir að réttur til aðgangs að gögnum, sem vistuð eru í tölvu, er einskorðaður við afmörkuð rafræn skjöl á borð við afrit af bréfum eða samningum. Í samræmi við það hvílir ekki skylda á stjórnvöldum samkvæmt upplýsingalögum að láta í té upplýsingar, sem fyrir hendi eru hjá þeim, nema þær sé að finna í afmörkuðum skjölum eða sambærilegum gögnum, þ. á m. gögnum sem vistuð eru í tölvu. Samkvæmt þessu gilda upplýsingalög því ekki um aðgang að þeim upplýsingum, sem kærandi hefur óskað eftir aðgangi að, nema þær sé að finna í einu eða fleiri afmörkuðum skjölum eða sambærilegum gögnum, sjá hér td. úrskurð úrskurðarnefndar um upplýsingamál í máli A-174/2004.
2.
Samkvæmt 1. mgr. 3. gr. upplýsingalaga er stjórnvöldum skylt, með þeim undantekningum sem fram koma í 4. - 6. gr. laganna, að veita almenningi aðgang að skjölum og öðrum gögnum í vörslum sínum. Úrskurðarnefnd um upplýsingamál hefur í úrskurðum sínum litið svo á að sé um að ræða upplýsingar sem skráðar eru með kerfisbundum hætti í bókhaldi þess sem kæra beinist að falli úrlausn slíks máls utan gildissviðs upplýsingalaga. Á hinn bóginn geti lögin átt við um sérstök yfirlit sem unnin hafa verið upp úr viðkomandi bókhaldi, sbr. td. úrskurð nefndarinnar í málum A-35/1997 og A-44/1998. Í samræmi við þetta hefur nefndin í fyrri úrskurðum sínum ennfremur skýrt 1. mgr. 3. gr. upplýsingalaga svo að réttur til upplýsinga taki einvörðungu til gagna sem fyrir liggja, þegar um þau er beðið, en leggi ekki á stjórnvöld skyldu til að útbúa ný gögn, sem ekki eru fyrirliggjandi, þegar eftir þeim er leitað, sbr. úrskurð nefndarinnar í máli A-181/2004.
3.
Í máli því, sem hér er til úrlausnar, óskar kærandi eftir aðgangi að aðalbók Skeiða- og Gnúpverjahrepps fyrir alla málaflokka árin 2002, 2003, 2004 og 2005. Aðalbók geymir yfirlit yfir dagbókafærslur raðað eftir fyrirfram gefnum bókhaldslyklum ásamt samtölum þeirra. Í aðalbók eru þannig færðar með kerfisbundnum hætti upplýsingar um rekstur bókhaldsskyldra aðila fyrir ákveðið tímabil á grundvelli fyrirliggjandi fylgiskjala. Samkvæmt framansögðu fellur slík kerfisbundin rafræn skrá ekki undir gildissvið upplýsingalaga þótt einstaka listar samkvæmt slíkri skrá geti fallið undir lögin.
Af hálfu hreppsins er því lýst yfir að beiðni kæranda kalli á sérstaka vinnu á vegum hreppsskrifstofunnar við að taka saman umbeðnar upplýsingar og að umrædd gögn séu ekki tiltæk á því formi sem óskað er eftir. Þar sem ekki er ástæða til að vefengja þessa yfirlýsingu, verður samkvæmt framansögðu ekki leyst úr beiðni kæranda á grundvelli upplýsingalaga, sbr. 2. mgr. 2. gr. og 2. mgr. 3. gr. laganna.
Með skírskotun til þess, sem að framan greinir, ber að staðfesta synjun Skeiða- og Gnúpverjahrepps um að veita kæranda aðgang að umbeðnum gögnum.
Áréttað skal að í úrskurði þessum er á engan hátt tekin afstaða til aðgangs aðalmanna í sveitarstjórnum að þeim upplýsingum sem hér um ræðir samkvæmt 30. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 45/1998.
Úrskurðarorð:
Staðfest er synjun sveitarstjóra Skeiða- og Gnúpverjahrepps um afhendingu gagna úr bókhaldi sveitarfélagsins, fyrir árin 2002, 2003, 2004 og 2005, til kæranda [...].
Páll Hreinsson
formaður
Friðgeir Björnsson Sigurveig Jónsdóttir